2　取扱者は、各課庶務担当係長を充てるものとする。

2　前項の規定により電子文書取扱主任を置く場合にあっては、電子文書取扱主任は、課長等の指名する者をもって充てるものとする。

3　第1項の規定により電子文書取扱主任が置かれた場合にあっては、主任は、当該電子文書取扱主任が処理する事務を統括する。

2　各課には、次に掲げる簿冊を備えなければならない。

2　文書の記号は、別表第1のとおりとする。

2　2以上の課に関係ある文書は特に関係があると認める課に配布するものとする。

2　主管課長等は、許認可にかかる文書については、七ケ浜町行政手続条例(平成9年七ケ浜町条例第8号)その他法令等の定めるところにより、迅速な処理に努めなければならない。

3　主管課長等は、国等からの照会等で回答、報告等の期限のある文書については、当該期限までに処理するよう努めなければならない。

4　施行期日が指定され、又は予定されている事案の処理は、合議、決裁等必要な手続に要する日時を考慮して起案しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、緊急を要するものについては、上司の指示を受け、電話又は口頭で処理することができる。この場合においては、軽易なものを除き、その処理要旨を文書により明らかにしておかなければならない。

2　供覧後の文書は第5章の規定により処理するものとする。

2　起案書の内容が、他の課に関連するものであるときは、主管課長の回議を経てその関連する課長に合議しなければならない。

3　前項の合議事項について、課の間で意見を異にするときは、町長又は副町長が決定するものとする。

2　総務課長又は主管課長は、起案書の内容及び形式について審査し、形式面その他軽易な誤りにあっては起案者に連絡して加除、訂正を求めるものとする。

3　総務課長又は主管課長は、審査にあたりその事実について説明を求め、又は参考資料を提出させることができる。

2　総務課長は、必要と認めるときは、各課長に対し、例規の整備について適宜な処置を講ずるよう要請することができる。

2　施行を要する原議は、別に決裁を受けなければ、廃案にし、又は施行を保留することができない。

2　前項の規定にかかわらず、施行する文書の軽重により、副町長又は課長の名で施行することができるものとする。

2　文書の番号は、会計年度毎に一連番号とする。ただし、文書により会計年度で区別しがたい文書については、該当する文書の性質に応じ、2ケ年にまたがる事を妨げないものとし、該当する2ケ年の新しい年度で取得するものとする。

3　同一案件の往復文については同一番号とする。ただし、個々に文書番号を取得することが、運用上適切な場合は、これを除く。

4　条例、規則、訓令、告示及び公告の番号は、第2項の規定にかかわらず、暦年毎に一連番号とする。

2　前項ただし書の規定により公印の押印を省略する場合は、発信者名の下に「(公印省略)」と表示するものとする。

3　行政処分、契約、登記又は証明に関する書類、その他特に必要と認める文書には、契印、割印又は訂正印を押さなければならない。

2　第29条第1項ただし書の規定により公印を省略することができる文書の発送には、郵送、手渡し、又は使送により行うほか、電送(ファクシミリ等又は電子計算機による送信をいい、総合行政ネットワーク文書情報の送信を除く。以下同じ。)により行うことができる。この場合において、電送は、前項及び第5条第2号の規定にかかわらず、主管課において、当該電送をしようとする文書に係る事務を担当する者が行うものとする。

3　総合行政ネットワーク文書の発送は、総合行政ネットワーク文書情報を送信することにより行うものとする。

4　施行する総合行政ネットワークの文書の発送は、主管課において行うものとする。

5　郵便文書は、郵便切手を使用するものについては、郵便切手受払簿に記入し、料金後納郵便を利用する場合については、料金後納郵便物差出表に記入し、即日発送しなければならない。

2　文書の管理を適切に行うため、これらの名称、その他必要な事項を記載した帳簿を磁気ディスク(これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。)をもって調製することとする。

3　文書は、保存期間が満了する日まで必要に応じ記録媒体の変換を行うなどにより、適正かつ確実に利用できる方式で保存するものとする。

4　重要な文書は災害に際し、いつでも持ち出すことができるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等に対する予防措置を講じなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、七ケ浜町情報公開条例(平成28年七ケ浜町条例第19号)第7条及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第78条に規定する不公開情報以外の文書については、庁内にて当該文書を示し、又は写させることができる。

2　前項の保存期間の起算日については、文書の作成又は取得の日のほか、これらの日以後の日で公文書の効率的な整理又は保存を考慮した特定の日(会計年度によるものは翌年度、暦年によるものは翌年の初日)とすることができる。ただし、文書に有効期間が関係するような場合はこの限りでなく、その初日等を起算日とする。

3　同一の文書が複数存在する場合、又は原本のほかにコピーが公文書として存在する場合は、公文書に該当する限り、適正に管理するものとし、その利用、保存の実態に応じて、正本、原本の管理状況と異なる管理を行うことは可能であり、内部において適切な調整を図ることができる。

4　台帳等を適正な状態で維持管理するために行われる追録、加除については、新たな作成とみないであらかじめ設定された保存期間により保存することとする。

5　法令等の規定により保存期間が定められている公文書については、法令等で定められた期間保存するものとする。

2　貸出の期間は、7日間以内とする。ただし、特に必要があるときは、総務課長の承認を得て主管課に常置することができる。

2　廃棄、保存期間継続の見直しを行った際は、文書管理目録兼文書収発簿によりチェックを行うものとする。

3　次に掲げる公文書については、保存期間の満了する日以後についても、それぞれ次に定める期間が経過する日までの間、保存期間を延長するものとする。この場合において二つの区分に該当する場合においては、期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとする。

4　総務課は、各課の意見により保存期間が満了する前に保存の必要がないと認められるものがあるときは、町長の承認を得て廃棄することができる。

5　廃棄の具体的な方法は、公文書の内容に応じたものとし、公文書に七ケ浜町情報公開条例第7条各号に掲げる不開示情報が記録されているときは、当該不開示情報が漏えいしないようにするものとする。

6　公文書の保存期間を延長するに当たっては、保存継続の必要性について十分な検討を行うものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行前に、七ケ浜町文書取扱規程(以下「改正前の訓令」という。)の規定によって行った手続その他の行為は、この訓令による改正後の七ケ浜町文書取扱規程によって行ったものとみなす。

3　改正前の訓令の規定により調整した簿冊及び様式類で用紙の現に残存するものは、当分の間、なお使用することができる。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成18年6月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年7月1日から施行する。

この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

この訓令は、平成23年3月31日から施行する。

この訓令は、平成23年7月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行前にされた処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る不作為に係る不服申立てについては、なお従前の例による。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。